送受信の基本を身につけましょう

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　ビジネスに不可欠な存在となってきたＥメール。打合せに、画像や文書データの送信にと、それなしでは何も進まないほど浸透してきました。
ですが、便利ゆえにメールマナーを守らないと恥をかいたり、相手に迷惑を掛けてしまいます。自己流ではなく、基本のマナーを身につけておきましょう。
また、メールのメリット・デメリットを把握しているかいないかで、ビジネスに大きな差がでてきます。

１）subject（件名）だけで内容が分かるようにする

メールの件名は、ビジネス文章の表題のような物です。
ビジネスメールでは、件名を具体的に書く事がマナーとも言えます。
メールを開かなくても内容が分かれば、緊急のメールの場合は優先的に読んでもらえるというメリットがあります。
先方の「受信メール一覧」に件名が多数並んだとき、一番最初に開いてもらえるような件名をつけることを心がけてください。
例えば、
「○○日の打ち合わせの件」
と言う件名ですと、
打ち合わせの内容に付いて書かれているか、はたまた中止のお知らせなのか分かりません。
件名だけでメールが分かる様にするためには、
「○○日の打ち合わせは中止になりました」
と具体的に書くのがマナーです。
また、会社で一つのメールアドレスを共有している場合には、件名に担当者名も入れておくと確実です。

２）１行目に相手の名前を書く

Ｅメールのマナーとして定着している訳ではありませんが、もしもかりに、送り先を間違えてしまった時、すぐに相手に間違いメールであることがわかります。

３）受信先に敬称をつける

受信メールに対してそのまま返信してしまうと、宛先欄の相手の名前が呼び捨てになります。
仕事先の相手はきちんとアドレス帳に登録し、「名」のあとに「様」などをつけておくようにしましょう。

４）送信者は最初に名乗ること

仕事のメールもビジネス文書の一つと考え、冒頭には相手の社名を（株）などで略さずきちんと株式会社とし、部署や氏名を書くようにします。
そして、
「いつも大変お世話になっています。○○商事の鈴木です」と挨拶文を入れましょう。

５）本文の書き出し

本文に用件を書く前に「ちょっと一言」を入れるようにしましょう。
「拝啓」「前略」などと通常の手紙で書く頭語はいりませんが、「昨日はご苦労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言葉が一言を添える感じです。

６）１行の文字数は35字程度にして改行する

行は３０～３５文字で改行するようにします。
こうすることで、メールを見やすく工夫するのも、一般的なマナーです。
３０～３５文字の改行設定にしておくと、本文がボックス型にキッチリとまとまります。
こうする事により、長いメールでも見やすく読みやすい物になるのです。
また適当な所で空白行を入れて、メールを見やすくするのは一般的ですが、これをやり過ぎて、１行ごとに空白行が入っているとかえって見にくいメールになります。目安としては、３～５行ごとに入れるのがよいでしょう。

７）最後に署名を入れる

「署名」も電子メールでは付けるのがマナーです。
最低、送信者の氏名とメールアドレスが必要ですが、ビジネスメールの場合、連絡先を記すのが一般的です。
あらかじめ何パターンか署名を作成しておくと便利です。

８）送信前に必ず読み返すこと

「送信」ボタンを押す前に、ちょっと待った！
本文を書いてすぐに送信をすると、ビジネスメールでは失敗することがよくあります。書き終えたら必ず内容・誤字脱字をチェックしてから送信する習慣をつけましょう。
メールでは「送信」ボタンを押してしまってからは取り消すことは出来ません。
相手に読んでもらえる文書であるか、必ず「点検」してから送信をしましょう。