Ｅメールの注意点
上手に使いこなすために注意すべきこと
- １）送信したら送信済みかをチェックすること
- 「送信」したつもりで、送信していないこともあります。必ず、送信ボタンを押したら、送信済みのフォルダにメールが入っていることを確認しましょう。
- ２）大切な用件は送ったあとで確認の電話をすること
- メール送信後は、必ず電話を入れて届いているかを確認しましょう。メールは時として、サーバーを経由している内に行方不明になるケースがあります。また、相手が出張で不在だったり、パソコンがトラブルになりメールを読めなくなっていることもあります。ごくまれに、名刺にメールアドレスを入れておきながら、社内ではパソコンすら開かないという人もいますので注意が必要です。電話で必ず送信後のフォローを。
- ３）読んだ事だけでも返信する
- 自分の都合で好きな時に読めるのがＥメールのよい点ですが、それは仕事が忙しい時は読まなくて良いということではありません。もらったメールは必ず返信するというのが、ビジネスメールのマナーです。
とはいえ、ややこしい用件だったり、とても忙しい時は返信が面倒になりがちです。 そんな時は、取り敢えずメールを読んだ事だけでも返信しておきましょう。
くどくど書く必要はありません。
いつ頃、ちゃんとした返事が書けるかを書き添えて、「後日、改めてメールします」と結んでおけば良いのです。いつまでも返事がこないと、相手が「送信できたか」「無事に届いたのか」と不安になりますから。もし、大事な内容で長い返事になりそうなのに時間がないというときでも、とりあえず、返事が遅れるというメールを送りましょう。 - ４）ＨＴＭＬメールは厳禁
- 機種依存文字・ＨＴＭＬ形式のメールを送ってはいけません。
半角カタカナも使用してはいけません。
相手が違うパソコンの機種ですと、「文字化け」の原因になります。
使用してはいけない機種依存文字は、一部ですが次の様な物があります。
○付き数字、ローマ数字、年号、ＴＥＬ、○付き漢字、（）付き株式会社、有限会社
その他、メートル、キログラムなどの単位や、トランプ、（）月の英字、Windows固有漢字、Macintosh固有記号などがあります。
自分の受信出来るメールは、誰でも受信出来ると思い込んでビジネスメールを出してしまうと、「非常識な人」と恥を書いてしまいます。 - ５）添付ファイルを送るときの注意点
- 本文だけでは用件が補えない場合や、資料や画像を送りたい場合、ファイルの添付機能が便利です。容量の大きいファイルは受信に時間がかかったり、受信できない場合もあるので圧縮して送るのがマナーです。
また、相手が添付ファイルを開ける環境であるか、事前に確認しておきましょう。
添付するファイルそのものについても、気を付けなければなりません。ワープロ文書を添付ファイルで送信しても、相手がそのソフトを持っていなければ見ることは出来ません。
もし、テキストで済む内容のものであれば、テキスト形式でメール本文に書くなり、テキスト文書を添付ファイルとするなりするべきでしょう。
最近ではＰＤＦ作成ソフトでワードや一太郎の文書をＰＤＦファイルに変換してから送るケースも増えています。ＰＤＦなら、MacやWindowsといったＯＳに関係なく、ほとんどのパソコンで見ることができます。
WordやExcelなどはウイルス感染の危険性が高いため、そういう形式で送られることを嫌う人もいます。Word,Excelで文書を送るなら、事前に了解を得ておくといいでしょう。
大きなメールや添付ファイル付きのメールを送信する際には事前に、送信しようとしているメールを相手が受信可能な環境にあるかどうか、送信しても構わないかを確認する必要があります。 - ６）ＣＣとＢＣＣを使い分けましょう
- 宛先、CC、BCCの違いはなんでしょうか。複数の相手にメールを一括で送信するとき、これをしっかり知らないと大きな問題になります。
- 宛先：メールを送る相手のメールアドレスです。
- CC：Carbon Copy（カーボンコピー）の略。メールを送る際には（当然）受取人を指名しますが、それとは別に、CCという形で別の受取人を同時に指名することができます。
受信者に他に誰が受信しているのか参考までに伝える時に使用します。
複数の人に同じメールを送る時はＣＣ（カーボンコピー）が便利ですが、お客様の個人メールアドレスを流してることになってしまうので、不快を覚える人もいます。 - BCC：Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）略で、本来の受取人(宛先やCCで受け取った人）は、そのメールがBCCとして他にどこへ送られたかを知ることができない（その有無すらわからない）、という点が違います。
複数の人に同時に同一のメールを送信する場合、宛先やCCにアドレスを書いてしまうと、関係ない人にまで他人のメールアドレスを公開してしまいます。公開すべきでないアドレスを含んでいるときは、BCCにて送信します。個人情報保護のためにはＢＣＣで送るようにします。ＣＣとの使い分けには十分注意が必要です！
- ７）ウイルスチェックソフトは必須
- 毎日ものすごい数のスパムメールやウイルスメールが飛び交っています。もしも、ウイルスに感染したら、パソコンのデータが破壊されるだけでなく、あなたのパソコンに入っている取引先の重要なデータがネット上に漏出してしまうこともあります。また、あなたのアドレス帳に登録してある人に一斉にあなたの名前でウイルスが送信されることもあります。
ウイルスチェックソフトはきちんと入れて、定期的にワクチンを更新しておきましょう。
