アポイントを取るときはお願いする気持ちで低姿勢に

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　お客様への訪問は必ず、電話であらかじめ連絡をして、約束を取り付けるようにします。最近は、メールでもアポイントをとれる雰囲気になってきましたが、メールは相手が読むかどうかが必ずしも不明な点があるので、メールを送信したあとに再度電話をかけて確認するようにしましょう。

メールが良い利点は、日時などを正確に伝えられることと、記録に残すことが出来る点です。

先方によっては、電話を嫌い、メールの方がいいという方もいらっしゃると思いますので、事前に確認しておくといいでしょう。

　訪問は相手の時間をさいてしまいますので、常に低姿勢でお願いする気持ちを忘れずに、相手の都合を最優先にしましょう。

　アポイントを取る際には、日時、目的、所要時間などを明確にして伝えます。
　日時は相手の意向を確認して、こちらの希望を伝える場合も、決定はあくまで相手を優先しましょう。
　目的は曖昧にしないこと。単純な挨拶程度か、商品説明か、商談なのか、ハッキリ伝えておかないと、後に「そんな話しは聞くつもりはなかった」と相手の気分を悪くさせてしまいます。
　約束が確定したら、「ありがとうございます。それでは、●日●時にお伺いさせていただきます。どうぞよろしくお願い致します」と感謝の言葉と、日時の復唱をしておきましょう。

アポイントを取るポイント

1. 日時の確認...相手の都合を優先し、日時を決定します。日時が決定したら、「●日の●時ですね」と復唱し、確認します。
   
2. 目的を伝える...何のために訪問するかを相手にきちんと伝えます。
   
3. 所要時間を伝える...訪問はどのくらいの時間ですむのかを事前に伝えて、相手の予定を優先します。「30分ほどお時間をいただけますでしょうか」
   
4. 場所を確認...訪問先のどの場所で会うか、どこの部署か、誰に会うのかを確認します。
   

■電話の音声ガイド