名指し人への取次依頼があれば、スムーズに行い、相手を待たせない

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　誰から誰への用件であるかをちゃんと確認する事が基本です。
「ただいま◯◯と代わります。少々お待ち下さいませ」と丁寧にお断りしてから、素早く担当者に代わる事を心がけ、相手を待たせないようにしましょう。
　手間取っていると、相手をイライラさせてしまい、会社に不信感をもたれてしまいます。
　電話の取次は新入社員にとっての大事な仕事なのだと位置付けてください。

●担当者が席にいないが、すぐに戻ってくる事が解っている場合は
「申し訳ございません。◯◯はただいま席をはずしております。すぐ戻って参りますが、
少々お待ちいただけますか」と尋ねます。

●取り次ぎに時間がかかるような場合には、このままお待ち頂けるか、こちらからかけ連絡するのかを相手の方に決めて頂きます。
　こちらからかけ直す場合には相手の会社名・名前・連絡先を確認します。

●担当者が接客中の場合は、こちらからかけ直した方がよいでしょう。
　相手が急いでいたり、電話の約束をあらかじめしていた場合には、来客に失礼にならないように注意しながらその旨を担当者に伝え、判断を委ねます。
　担当者に伝えるときには、来客に見えないよう、会社名・名前を書き、電話が入っている旨をメモに書き留め、そっと下の手から渡すようにします。

●電話を取り次ぐ時には、保留のボタンを押すのを忘れずに。電話口をふさいだだけで、取り次いだりしないこと。保留ボタンが15秒以内に解除されるか確認し、もし15秒以上たった場合は、受話器を取り、再度お待たせしていることを告げます。

●取り次ぎの電話で指名されて出る時は、「お電話代わりました。◯◯でございます」と言ってから用件に入るようにします。

ビジネスマナー・電話応対音声ファイル

MP3ファイルでサンプル音声を聴くことができます。

1. （名指しで指定された場合）
   「営業の小林でございますね。少々お待ちください」：



2. （名指しで指定された場合）
   「小林に変わりますので、少々お待ちください」：



3. （名指しされた名前が聞き取れないとき→「誰」ではなく「どの者」）
   「失礼ですが、どの者に御用でしょうか」：



4. （名指しされた人へ取り次ぐ時は、用件も伝える）
   「Ａ社の田中様から、先日のご予約の件でお電話です」：

ナレーション・中村クーミン（紹介サイト・花言葉事典）