まずは相手の意向を確認しましょう

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　相手が名指しされきた担当者が不在の際は、不在を伝えると共に、連絡をどうするか、など相手の意向をしっかりと確認します。
　
　「申し訳ございません。あいにく◯◯は本日出張のため、外出しております」などと不在を簡潔に説明します。
　「◯◯は◯日には出社する予定でございます。帰りましたら、こちらからおかけなおしいたしましょうか」、「よろしければ代わりの者をお呼びいたしましょうか」、「よろしければご用件を承っておきます」など、相手の意向を尋ねるようにします。営業の電話などはここで防ぐ事も可能です。

　帰社・所在時間が不明な場合も「はっきりしていないのですが」と答えてはいけません。ルーズな会社と思われる可能性もあるからです。だいたい予想される時間を伝えるようにした方が無難です。
　また、その場合は「◯◯が戻りしだい、こちらから連絡さし上げます。」などと、こちらから折り返し連絡させるように処置するか、「恐れいりますが、お急ぎでしたら◯時頃にもう一度お電話いただけませんか」などと丁寧に応対しましょう。

　自分が代わりに用件を聞く場合には、「わたくしは◯◯課の△△と申します」と自分の所属、氏名を伝えたうえで、相手の会社名、お名前、日時、用件などを正確にメモします。
その事を後で指名された担当者に伝えるのを忘れないようにしましょう。

　相手の方から電話をかけるよう要請を受けたら、「念のためお電話番号を頂戴してもよろしいでしょうか」としっかり尋ねておきましょう。

　用件がもし自分のところで済んだとしても、必ず報告するようにします。

ビジネスマナー・電話応対音声ファイル

MP3ファイルでサンプル音声を聴くことができます。

1. （名指しされた人が外出中の場合）
   「あいにく小林は外出しております。15時には戻る予定になっておりますが、いかがいたしましょうか」：



2. （名指しされた人が離席中の場合）
   「申しわけございません。あいにく小林は席をはずしております。５分ほどで戻りますが、いかがいたしましょうか」：



3. （電話中の場合）
   「あいにく小林はただいま別の電話に出ております。終わりましたら、折り返しお電話させて頂きますが、よろしいでしょうか」：

ナレーション・中村クーミン（紹介サイト・花言葉事典）