電話をかけるとき（１）
まずは用件を整理すること
電話をかけるときはいきなりかけるのはやめましょう。新入社員ですから、まだ慣れないことがあります。
まずは、かける前に、気持ちを整理します。整理しないでいきなりかけると、無駄なことを話してしまったり、聞くべきことを忘れてしまいます。
電話をなぜするのか、ポイントをメモ用紙にまとめます。必要な資料があれば手元に用意しましょう。
相手の名前と部署もメモします。
相手には、手短に適格に電話することが大切です。
電話をする時間帯は、相手の状況によってきます。午前中が忙しい方は、午後にかける、などといった気遣いが必要です。
長いお付き合いのあるお客様には、上司や先輩から意見を求めましょう。
昼食時にどうしてもかけなければならないときは、「お休み時間に誠に恐れ入りますが」とか、夕方５時過ぎなど、勤務時間が終わっているときは「遅い時間に大変申しわけありませんが」と一言添えるようにするだけで、相手の印象が違ってきますよ。
電話をかけるときと、かけたあとの４つの基本
電話をかけるときはいきなりかけるのはやめましょう。新入社員ですから、まだ慣れないことがあります。まずは、かける前に、気持ちを整理します。整理しないでいきなりかけると、無駄なことを話してしまったり、聞くべきことを忘れてしまいます。
電話をなぜするのか、ポイントをメモ用紙にまとめます。必要な資料があれば手元に用意しましょう。
相手の名前と部署もメモします。
相手には、手短に適格に電話することが大切です。
電話をする時間帯は、相手の状況によってきます。午前中が忙しい方は、午後にかける、などといった気遣いが必要です。
長いお付き合いのあるお客様には、上司や先輩から意見を求めましょう。
昼食時にどうしてもかけなければならないときは、「お休み時間に誠に恐れ入りますが」とか、夕方５時過ぎなど、勤務時間が終わっているときは「遅い時間に大変申しわけありませんが」と一言添えるようにするだけで、相手の印象が違ってきますよ。
電話をかけるときと、かけたあとの４つの基本
- 会社名と自分の名前をハッキリと告げます
「わたくし○○社の山田と申します。いつも大変お世話になっております。恐れいりますが、△△部の鈴木部長様にお取り次ぎ願えないでしょうか」（初めてのときは「はじめまして」と一言添えるといいでしょう） - 相手がでたら、挨拶して都合に配慮する
「鈴木部長様ですか。こちら○○社の山田でございます。いつも大変お世話になっております。お忙しいところ恐縮ですが、今お時間いただいてよろしいでしょうか」 - 返事を受けたら用件を簡潔に
「ありがとうございます。さっそくではございますが、○○の件でご確認いただきたいのですが」 - 受話器の置き方
「それでは失礼致します」と述べてから、受話器を丁寧にゆっくりと置く。くれぐれもガチャンと落とすようにしないこと。また、目上の方の場合は、相手が切ったことを確認しておくようにしましょう。